Informativa sulla privacy

Informativa ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR) e del D. Lgs. 196/03

Il Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR) prevede la tutela dei diritti e delle libertà fondamentali delle persone fisiche, in particolare il diritto alla protezione dei dati personali.

La presente informativa sulla privacy ha lo scopo di descrivere le modalità di gestione del sito di TOP CONDOMINI in riferimento al trattamento dei dati personali degli utenti/visitatori che lo consultano, trattamento che sarà improntato ai principi di liceità, correttezza, trasparenza e di riservatezza così come disposto dal dettato normativo del regolamento.
Si tratta di un’informativa che è resa anche ai sensi dell’art. 13 del Regolamento su menzionato a coloro che si collegano al sito web dell’Associazione e che usufruiscono dei relativi servizi web a partire dall’indirizzo: https://topcondomini.eu

Si precisa che l’informativa è resa solo per il presente sito e non anche per altri siti Web eventualmente consultati dall’utente tramite appositi link. L’informativa si ispira anche alla Raccomandazione n. 2/2001 che le autorità europee per la protezione dei dati personali, riunite nel Gruppo istituito dall’art. 29 della direttiva n. 95/46/CE, hanno adottato il 17 maggio 2001 per individuare alcuni requisiti minimi per la raccolta di dati personali on-line, e, in particolare, le modalità, i tempi e la natura delle informazioni che i titolari del trattamento devono fornire agli utenti quando questi si collegano a pagine web, indipendentemente dagli scopi del collegamento.

Titolare del Trattamento

Titolare del trattamento è AESS con sede legale e operativa in Via Enrico Caruso, 3 – 41122 Modena (MO) nella persona del Presidente del Consiglio di Amministrazione e legale rappresentante in carica. All’interno della Società stessa i dati personali raccolti sono trattati da dipendenti che operano in qualità di “Incaricati”, attenendosi alle relative specifiche istruzioni ed indicazioni loro impartite.

Luogo di trattamento dei dati

I trattamenti connessi ai servizi web di questo sito hanno luogo presso la predetta sede dell’Associazione e sono curati dal personale esterno preposto alla manutenzione del sito, ovverosia Ada S.r.l. – Società unipersonale, la cui sede legale si trova in Viale L. A. Muratori 201, 41124 Modena, ad eccezione dei dati forniti attraverso la compilazione dei form per richiedere appuntamenti che sono curati dal personale incaricato della gestione dei moduli di adesione, dal Responsabile della Corruzione e della Trasparenza per quanto attiene alle segnalazioni riguardanti dipendenti e collaboratori AESS e solo dall’Organismo di Vigilanza per quanto attiene alle segnalazioni riguardanti il Responsabile della Corruzione e della Trasparenza, unitamente al personale tecnico dell’Ufficio incaricato del trattamento, oppure da eventuali incaricati di occasionali operazioni di manutenzione. Queste figure sono consultabili sul sito web di AESS (https//www.aess-modena.it nella sezione “Trasparenza”). Nessun dato derivante dal servizio web viene comunicato o diffuso (art. 90 GDPR). I dati personali forniti dagli utenti che inoltrano richieste di invio di materiale informativo sono utilizzati al solo fine di eseguire il servizio o la prestazione richiesta e sono comunicati a terzi nel solo caso in cui ciò sia a tal fine necessario (art. 3 GDPR).

Cosa si intende per dati personali e trattamento dei dati personali

Costituisce trattamento dei dati personali qualsiasi operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l’ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati.

Tipologia dei dati trattati

Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet.

Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti.

In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente.

Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento e vengono cancellati immediatamente dopo l’elaborazione. I dati potrebbero essere utilizzati per l’accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito.

Il titolare del trattamento dei dati personali raccolti attraverso questo Sito è Ada s.r.l. – Società unipersonale, sede legale in viale L. A. Muratori 201, 41124 Modena).

Dati forniti volontariamente dall’utente/visitatore

Gli utenti/visitatori, che, collegandosi al sito di TOP CONDOMINI, inviano propri dati personali per poter accedere a determinati servizi, ovvero effettuare richieste di posta elettronica agli indirizzi indicati su questo sito, sono informati che ciò comporta la successiva acquisizione dell’indirizzo del mittente, necessario per rispondere alle richieste, nonché degli eventuali altri dati personali inseriti nella missiva.

Specifiche informative di sintesi verranno progressivamente riportate o visualizzate nelle pagine del sito predisposte per particolari servizi a richiesta.

Nessun dato personale degli utenti viene in proposito acquisito dal sito.

Non viene fatto uso di cookie per la trasmissione di informazioni di carattere personale, né vengono utilizzati c.d. cookie persistenti di alcun tipo, ovvero sistemi per la profilazione e/o il tracciamento degli utenti.

L’uso di c.d. cookie di sessione (che non vengono memorizzati in modo persistente sul computer dell’utente e svaniscono con la chiusura del browser) è strettamente limitato alla trasmissione di identificativi di sessione (costituiti da numeri casuali generati dal server) necessari per consentire l’esplorazione sicura ed efficiente del sito. I c.d. cookies di sessione utilizzati in questo sito evitano il ricorso ad altre tecniche informatiche potenzialmente pregiudizievoli per la riservatezza della navigazione degli utenti e non consentono l’acquisizione di dati personali identificativi dell’utente (per la trattazione dell’argomento si rimanda l’utente alla pagina dei cookie).

Facoltatività del conferimento dei dati

A parte quanto specificato per i dati di navigazione, l’utente è libero di fornire i dati personali riportati nei moduli di richiesta all’Associazione o comunque indicati nelle sezioni del sito relative ai contatti della medesima per sollecitare l’invio di materiale informativo o di altre comunicazioni. Il loro mancato conferimento può comportare l’impossibilità di ottenere quanto richiesto.

L’acquisizione del consenso al trattamento dei dati personali è necessaria per tutti i trattamenti sopra indicati connessi e/o necessari ad adempiere ad obblighi di legge, alla normativa comunitaria, per eseguire obblighi derivanti da un contratto di cui è parte l’interessato o per adempiere, prima della conclusione del contratto, a specifiche richieste di quest’ultimo.

Modalità del trattamento

I dati personali sono trattati con strumenti automatizzati per il tempo necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti.

Il trattamento dei dati avverrà mediante modalità e strumenti idonei a garantirne la riservatezza e potrà essere effettuato attraverso mezzi elettronici o automatizzati (elaboratori in rete non accessibili al pubblico) ed attraverso mezzi non automatizzati (archivi cartacei), forniti entrambi di adeguate misure di sicurezza, quali password personalizzate con accesso esclusivo, codice identificativo personale e controllo sull’accesso degli archivi, e, comunque, con modalità idonee a garantirne la sicurezza e la riservatezza in conformità alle disposizioni previste dall’Art. 32 del GDPR.

Il periodo di conservazione dei dati è legato alla finalità del trattamento in corso. AESS non tratterrà le informazioni personali più di quanto non sia necessario per adempiere alle finalità per cui tali informazioni sono state elaborate, inclusa la sicurezza della nostra procedura di elaborazione in conformità con gli obblighi normativi e legali (ad es. controllo, contabilità e termini di conservazione legale), la gestione delle controversie e per la determinazione, pratica o difesa di diritti legali.

È possibile che vengano coinvolti fornitori di servizi e incaricati del trattamento dati che lavorano su commessa di AESS. A tali terzi è consentito l’accesso a quei dati personali di cui hanno bisogno ai fini dei loro servizi specifici. I fornitori di servizi e gli incaricati del trattamento dati hanno un obbligo contrattuale di trattare tali informazioni nel modo più strettamente confidenziale. Il contratto proibisce a loro di usare i dati a fini diversi da quelli previsti dal contratto. AESS ha posto in essere quanto necessario affinché i fornitori di servizi e gli incaricati del trattamento che lavorano per AESS tutelino la riservatezza dei dati.

Diritti degli interessati

I soggetti cui si riferiscono i dati personali hanno il diritto in qualunque momento di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei medesimi dati e di conoscerne il contenuto e l’origine, verificarne l’esattezza o chiederne l’integrazione o l’aggiornamento, oppure la rettifica (cfr. articoli 15-22 del Regolamento di seguito riprodotti per comodità).

Ai sensi dei medesimi articoli, si ha il diritto di chiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, la rettifica dei dati personali inesatti, l’integrazione dei dati personali incompleti, la cancellazione dei dati personali, la limitazione del trattamento, la portabilità dei dati, nonché di opporsi in ogni caso, per motivi legittimi, al loro trattamento anche effettuato per finalità di marketing diretto.

Le richieste vanno inoltrate al titolare del trattamento scrivendo al seguente indirizzo e-mail: info@topcondomini.eu

Questa e-mail è protetta dallo spam bot Apache SpamAssassin™ (https://spamassassin.apache.org/).

Gli indirizzi mail dei soggetti interessati sono presenti sulla pagina https://topcondomini.eu

Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti (artt. 15-22 GDPR)

L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.

L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione:

dell’origine dei dati personali;
delle finalità del trattamento e il periodo di conservazione previsto o, se non è possibile, i criteri utilizzati per definire tale periodo, nonché le garanzie applicate in caso di trasferimento dei dati verso Paesi terzi (art. 15 GDPR);
della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’articolo 5, comma 2;
dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o autorizzati.

L’interessato ha diritto di ottenere:

l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;
la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

L’interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:

per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

L’interessato inoltre ha il diritto di:

ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo;
ottenere, tenuto conto delle finalità del trattamento, l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
ottenere la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo;
ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle ipotesi indicate dall’art. 18 del Regolamento;
ricevere in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano e di trasmettere tali dati ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti nelle ipotesi di cui all’art. 20 del Regolamento;
opporvi in qualsiasi momento per motivi connessi alla sua situazione particolare al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell’art. 6 paragrafo 1 lettere e) o f) del Regolamento, compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni, nonché di opporsi al trattamento dei dati effettuato per finalità di marketing diretto.

Esercizio dei diritti

I diritti di cui sopra sono esercitati con richiesta rivolta senza formalità al titolare o al responsabile, scrivendo a info@topcondomini.eu, anche per il tramite di un incaricato, alla quale è fornito idoneo riscontro senza ritardo.

Le modalità per l’esercizio di tutti i diritti da parte degli interessati sono stabilite, in via generale, negli artt. 11 e 12 del Regolamento.

Modalità di esercizio (artt. 11 e 12 del Regolamento)

La richiesta rivolta al titolare o al responsabile può essere trasmessa anche mediante lettera raccomandata o posta elettronica. Il Garante può individuare altro idoneo sistema in riferimento a nuove soluzioni tecnologiche. Quando riguarda l’esercizio dei diritti di cui sopra (“Esercizio dei diritti” periodi 1 e 2) la richiesta può essere formulata anche oralmente e in tal caso è annotata sinteticamente a cura dell’incaricato o del responsabile.

Nell’esercizio dei diritti di cui sopra l’interessato può conferire, per iscritto, delega o procura a persone fisiche, enti, associazioni od organismi. L’interessato può, altresì, farsi assistere da una persona di fiducia.

I diritti di cui sopra riferiti a dati personali concernenti persone decedute possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio, o agisce a tutela dell’interessato o per ragioni familiari meritevoli di protezione.

L’identità dell’interessato è verificata sulla base di idonei elementi di valutazione, anche mediante atti o documenti disponibili o esibizione o allegazione di copia di un documento di riconoscimento. La persona che agisce per conto dell’interessato esibisce o allega copia della procura, ovvero della delega sottoscritta in presenza di un incaricato o sottoscritta e presentata unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di riconoscimento dell’interessato.

La richiesta di cui sopra, (“Esercizio dei diritti” periodi 1 e 2) è formulata liberamente e senza costrizioni e può essere rinnovata, salva l’esistenza di giustificati motivi, con intervallo non minore di novanta giorni.

Riscontro all’interessato

Per garantire l’effettivo esercizio dei diritti di cui sopra il titolare del trattamento è tenuto ad adottare idonee misure volte, in particolare:

ad agevolare l’accesso ai dati personali da parte dell’interessato, anche attraverso l’impiego di appositi programmi per elaboratore finalizzati ad un’accurata selezione dei dati che riguardano singoli interessati identificati o identificabili;
a semplificare le modalità e a ridurre i tempi per il riscontro al richiedente, anche nell’ambito di uffici o servizi preposti alle relazioni con il pubblico.

I dati sono estratti a cura del responsabile o degli autorizzati e possono essere comunicati al richiedente anche oralmente, ovvero offerti in visione mediante strumenti elettronici, sempre che in tali casi la comprensione dei dati sia agevole, considerata anche la qualità e la quantità delle informazioni. Se vi è richiesta, si provvede alla trasposizione dei dati su supporto cartaceo o informatico, ovvero alla loro trasmissione per via telematica.

Salvo che la richiesta sia riferita ad un particolare trattamento o a specifici dati personali o categorie di dati personali, il riscontro all’interessato comprende tutti i dati personali che riguardano l’interessato comunque trattati dal titolare.

Quando l’estrazione dei dati risulta particolarmente difficoltosa il riscontro alla richiesta dell’interessato può avvenire anche attraverso l’esibizione o la consegna in copia di atti e documenti contenenti i dati personali richiesti.

Il diritto di ottenere la comunicazione in forma intelligibile dei dati non riguarda dati personali relativi a terzi, salvo che la scomposizione dei dati trattati o la privazione di alcuni elementi renda incomprensibili i dati personali relativi all’interessato.

La comunicazione dei dati è effettuata in forma intelligibile anche attraverso l’utilizzo di una grafia comprensibile.

In caso di comunicazione di codici o sigle sono forniti, anche mediante gli autorizzati, i parametri per la comprensione del relativo significato.

Quando, a seguito della richiesta di cui sopra, (“Esercizio dei diritti” periodi 1 e 2, lettere a), b) e c) non risulta confermata l’esistenza di dati che riguardano l’interessato, può essere chiesto un contributo spese non eccedente i costi effettivamente sopportati per la ricerca effettuata nel caso specifico.

Il contributo di cui al settimo periodo non può comunque superare l’importo determinato dal Garante con provvedimento di carattere generale, che può individuarlo forfettariamente in relazione al caso in cui i dati sono trattati con strumenti elettronici e la risposta è fornita oralmente. Con il medesimo provvedimento il Garante può prevedere che il contributo possa essere chiesto quando i dati personali figurano su uno speciale supporto del quale è richiesta specificamente la riproduzione, oppure quando, presso uno o più titolari, si determina un notevole impiego di mezzi in relazione alla complessità o all’entità delle richieste ed è confermata l’esistenza di dati che riguardano l’interessato.

Il contributo di cui ai periodi precedenti è corrisposto anche mediante versamento postale o bancario, ovvero mediante carta di pagamento o di credito, ove possibile all’atto della ricezione del riscontro e comunque non oltre quindici giorni da tale riscontro.

Spetta al Titolare dei dati valutare la complessità del riscontro all’interessato e stabilire l’ammontare dell’eventuale contributo da chiedere all’interessato, ma soltanto se si tratta di richieste manifestamente infondate o eccessive (anche ripetitive) (art. 12.5), a differenza di quanto prevedono gli art. 9, comma 5, e 10, commi 7 e 8, del Codice, ovvero se sono chieste più “copie” dei dati personali nel caso del diritto di accesso (art. 15, paragrafo 3); in quest’ultimo caso il titolare deve tenere conto dei costi amministrativi sostenuti. Il riscontro all’interessato di regola deve avvenire in forma scritta anche attraverso strumenti elettronici che ne favoriscano l’accessibilità; può essere dato oralmente solo se così richiede l’interessato stesso (art. 12, paragrafo 1; si veda anche art. 15, paragrafo 3).

La risposta fornita all’interessato non sarà solo “intelligibile”, ma anche concisa, trasparente e facilmente accessibile, oltre a utilizzare un linguaggio semplice e chiaro.

Utilizzo di Google Forms

AESS ha scelto di utilizzare lo strumento di Google Moduli (o Google Forms) per realizzare alcune delle sue iniziative presenti e future.

I dati che saranno forniti al gestore del Sito al momento della compilazione del questionario “Google Moduli” saranno trattati nel rispetto delle disposizioni di cui al Reg. UE 2016/679 (GDPR). I dati sono richiesti al fine di contattare la persona che richiederà di aderire tramite Google Moduli. La presente informativa riguarda i dati personali inviati dall’utente al momento della compilazione del questionario.

Il trattamento dei dati personali è effettuato dal Titolare unicamente per gestire l’iscrizione e la partecipazione alla singola iniziativa. La base giuridica del trattamento si rinviene nell’art. 6 par. 1 lett. b) del GDPR, in quanto il mancato trattamento di tali dati per la suddetta finalità comporterebbe la mancata adesione da Lei richiesta.

Il trattamento sarà sempre improntato ai principi di correttezza, liceità, esattezza, trasparenza, minimizzazione, limitazione delle finalità e della conservazione, nonché di tutela della Sua riservatezza e nel rispetto dei diritti, ed è fondato sul consenso dell’interessato.

I dati personali saranno trattati da soggetti interni al Titolare, opportunamente autorizzati per le finalità indicate ed eventualmente da soggetti esterni preventivamente incaricati come Responsabili del trattamento. I dati personali non potranno essere diffusi o comunicati a terzi al di fuori di specifiche previsioni normative o senza il consenso dell’interessato, dove richiesto.

I dati personali raccolti per l’iscrizione alla specifica iniziativa verranno conservati per il periodo necessario allo svolgimento delle attività di gestione dell’iniziativa stessa. Decorso detto termine, i dati verranno cancellati o resi anonimi, salvo che la loro ulteriore conservazione sia necessaria per assolvere agli obblighi di legge o per adempiere ad ordini della pubblica autorità, o per tutelare un interesse legittimo del Titolare (difesa in sede di giudizio).

Per l’esercizio dei Suoi diritti, indicati nella presente informativa, si rimanda ai paragrafi precedenti.

Modifiche della presente informativa

AESS si è impegnata a fare propri i principi fondamentali della protezione dei dati e considera la tutela dei dati personali come un dovere naturale. Pertanto, vengono sottoposti a frequente revisione le linee di condotta in materia di tutela dei dati personali per assicurare che siano esenti da errori, chiaramente visibili sul nostro sito web e comprensive di tutte le informazioni necessarie, e per verificare che siano osservate rigorosamente, e conformi ai princìpi della normativa su questa materia. La presente informativa sulla tutela dei dati personali può subire nel corso del tempo modifiche intese a mantenerla al passo con l’evoluzione e le nuove opportunità della rete Internet e a garantire la sua conformità alla normativa vigente. Senza il consenso esplicito non verranno mai applicate disposizioni restrittive dei diritti che vengono riconosciuti nella presente informativa. Modifiche rilevanti della presente informativa saranno annunciate sul sito web contemporaneamente alla pubblicazione della versione aggiornata dell’Informativa sulla tutela dei dati personali.